Rad Stručne službe organizira i nadzire tajnik Instituta po nalogu i prema uputi ravnatelja. Stručna služba Instituta je središnja, opća služba koja obavlja sljedeće poslove:

• pravne, upravno-pravne, kadrovske i opće poslove;
• poslove izdavaštva, pretplate i prodaje publikacija;
• čuva dokumentaciju u skladu s odredbama zakona o zaštiti arhivske građe i arhivima;
• vodi propisane evidencije;
• sve financijske, knjigovodstvene i statističke poslove kao i poslove analize materijalno-financijskog poslovanja;
• informatički poslovi, poslovi na održavanju računalne mreže i opreme;
• tehnički poslovi, poslovi održavanja i čuvanja zgrade;
• obavlja ostale poslove predviđene općim aktom.

U Stručnoj službi Instituta ustrojene su sljedeće ustrojbene jedinice:

• Tajništvo (tajnik Instituta: Ivan Krešić, dipl. iur; koordinator projektnog rada i organizacije izdavaštva)
  Kontakt: tajnistvo@hipzg.hr

• Prijemni ured (Igor Paleka)

Kontakt: skladiste@hipzg.hr

• Računovodstvo (voditeljica računovodstva: Matea Sokolić, bacc. oec.; voditeljica blagajne: Tamara Pavić) 
  Kontakt: racunovodstvo@hipzg.hr

• Informacijski ured (voditelj marketinga i odnosa s javnošću: Krešimir Krznarić; informatički specijalist: Petar Perkušić, dipl. ing.; informatički referent: Tomislav Vuljanić)

Kontakt: IT_info@hipzg.hr 

• Ured/odjel za održavanje (ekonom: Zoran Đuričić; spremačice: Jasminka Gjano, Anka Koturić)

Kontakt: odrzavanje@hipzg.hr